Giới thiệu ECM

Enterprise Content Management là gì?

Enterprise Content Management (ECM) là hệ thống chiến lược, phương thức và công cụ được sử dụng để thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo toàn và phân phối các nội dung và tài liệu liên quan đến các quy trình của tổ chức. ECM bao trùm việc quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi một doanh nghiệp dù những thông tin đó có ở dạng tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ liệu hay thậm chí là email. 

• Thu nhận thông tin phi cấu trúc
• Quản lý những thông tin được thu nhận

Thu nhận thông tin phi cấu trúc

• Thu nhận (Capture): scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/offline, thu nhận từ fax server,…
• Phân loại (Classify): tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
• Bóc tách (Extract): thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh – chữ viết tay (ICR),…
• Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
• Phân phối (Deliver):thông tin được thu nhận và được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.
   

Quản lý thông tin đã được thu nhận 

• Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
• Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
• Chính sách lưu giữ: thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế toán.
• Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hoàn toàn thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp.
• Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
• Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn.
• Đánh chỉ mục và tìm kiếm: cho phép tìm kiếm dễ dàng tài liệu bằng các thao tác đơn giản và trực quan.
• Báo cáo thống kê: xây dựng, kết xuất các thống kê về tài liệu một cách nhanh chóng